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如何处理采购“关系户”?SaaS采购系统提升企业采购内外部协同

【摘要】如何避免采购“关系户”,使购买价格公开透明,实现全面成本降低?针对这个问题,通常建议企业使用SaaS采购管理系统查询和比较价格,以便整个采购过程能够透明、可控、公开、公平、可追溯和保留。

采购商城管理系统

如何避免采购“关系户”,使购买价格公开透明,实现全面成本降低?针对这个问题,通常建议企业使用数字智能采购系统查询和比较价格,以便整个采购过程能够透明、可控、公开、公平、可追溯和保留。

在瓴犀采购支出管理的集成SaaS平台上,无论是管理层、审计人员、财务人员、采购员还是业务需求者,都可以查看询价比价流程、校准维度和校准日志,实现阳光采购。

企业传统采购询比价的缺点

询价与比价是企业采购中最常见的采购寻源方式,通常被制造业、综合性集团、房地产、餐饮和酒店等行业的企业广泛使用。然而,传统的企业询价比价方式主要是通过电话、电子邮件、QQ、微信、Excel等传统工具,这也给企业成本管理带来了困难。

首先,谈判过程不透明。在传统的采购工作中,物料的采购价格在很大程度上取决于一线采购员的谈判能力。对于员工而言,多个供应商的分散报价不利于集中比较,耗费脑力和时间;对于企业来说,价格完全是人工协商的,容易出现“监管失灵”的问题。其次,谈判过程难以保留。一线采购人员通常使用电子邮件、QQ、微信等方式进行业务沟通,这不仅耗费了大量时间,而且经常面临沟通记录丢失、供应商报价文件不规范、合同文件不规范等问题。

第三,事后审计难以恢复。在传统的询价和比价过程中,采购大多基于“熟人圈”和“个人经验”的采购方法,难以形成标准化流程。审计只能通过买方的描述来判断,招标和采购的细节无法深入还原。最后,交付问题很难追踪。许多企业在采购方面存在问题,例如操作繁琐、流程复杂和采购周期长。当供应商表现出现问题时,很难追溯到相关的采购事件,并在第一时间找到相关负责人。

数字化采购SaaS,让企业询比价更轻松

瓴犀SaaS采购管理系统,通过流程化、在线化、标准化、BOM式的采购查询和比价,不仅为参与供应商提供了更多的“知情权”,也为各级领导、监管部门、财务、,业务等协调人员随时掌握采购项目进度、采购结果等信息,使采购流程更加规范、透明,实现阳光采购。该系统支持自动记录采购和供应商之间的协作信息、整个谈判的细节,并且系统具有日志记录,因此双方可以实现过程跟踪和信息同步,提高通信效率,降低人为错误的成本。

1、全网采购和集中比价

采购需求申请获批后,购买者可以通过支付宝系统发起询价。系统支持定向邀请平台供应商和合同供应商参与报价。在询价单发出前,采购方可以提前以附件的形式为供应商预设【注册条件】和【报价要求】,如要求供应商以附件的形式提供营业执照、资信证明、质检、各机构许可证、收入清单、设备清单等。还可以开启手动审核功能,审核通过的供应商可以参与项目报价。

供应商报价后,采购员将收到系统短信、电子邮件和现场信函提醒,并通过【报价明细】查看本轮所有供应商的报价明细,比价结果一目了然。同时,采购商也可以通过【创建推送消息】主动推送消息给参与报价的供应商进行报价谈判。

如何处理采购“关系户”?SaaS采购系统提升企业采购内外部协同

图片来源:瓴犀

2、自动化校准过程,提高采购执行效率

报价截止日期后,采购方可以根据系统预置的【竞价策略】选择合适的供应商,如手工竞价、最低价格竞价、最低总价竞价、限额竞价等。当采购商选择可以校准的供应商时,系统会自动将[校准结果]推送到相关审批人,并自动进入审批流程。审批人可以通过【报价明细】和【投标日志】查看整个询价过程,以辅助决策。

批准后,RFQ将自动转换为[可订购]物料清单,买方可以直接通过系统下订单。供应商可以通过信函、电子邮件和系统中的其他形式接收中标和订单通知。所有协同操作都记录在系统中,供需双方都可以及时跟踪和掌握采购进度。

如何处理采购“关系户”?SaaS采购系统提升企业采购内外部协同

图片来源:瓴犀

3、上下游采购对接,提升内部协同效率

瓴犀SaaS采购管理系统通过接口连接和返回,连接企业采购的多个环节,如预算、供应商管理、采购商城、智能需求、战略采购、合同管理、订单管理、付款管理、对账管理、库存管理等。帮助企业实现独立互联的采购支出管理体验,提高协同效率。

例如,当财务部门进行年度总结,发现某个采购主体超支或存在合规问题时,可以通过系统轻松跟踪采购需求、项目采购事件、谁负责、谁是招标供应商等,实现业务全程追溯。同样,如果审计部门需要跟踪采购项目的合规性,也可以在线查看相关项目的日志和系统流程资料,这不仅可以确保整个采购过程能够得到检查、控制和追溯,使采购过程更加规范和透明,还可以帮助企业挖掘多维度采购数据的价值,支持企业采购决策管理和运营分析。

未来,瓴犀将继续关注企业数字智能采购支出管理的需求,不断创新,结合强大的技术和团队采购经验,形成成熟、实用、落地的管理模板和工具,为企业提供更专业的专有技术解决方案,实现企业采购管理,帮助企业快速建立优势壁垒,在不确定的市场环境中继续前行。

 

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文章来源:https://www.linkseeks.com/article-808.html

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作者:瓴犀(微信公众号名称:“瓴犀”)

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