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采购管理最常见出现的误区,你中招了吗?

【摘要】企业想要在机遇和并存的时代立于不败之地,就要不断地面对市场带来的重重压力,因为在多重压力之下,企业常常会处于一种比较看不清局面的状态,比如在企业老板的眼中,采购部门就是花钱的部门,导致在很多方面都存在错误的认识,数商云贸总结了5个点,看看你中招了没?

企业想要在机遇和并存的时代立于不败之地,就要不断地面对市场带来的重重压力,因为在多重压力之下,企业常常会处于一种比较看不清局面的状态,比如在企业老板的眼中,采购部门就是花钱的部门,导致在很多方面都存在错误的认识,数商云贸总结了5个点,看看你中招了没?

采购管理最常见出现的误区,你中招了吗?

一、选供应商就招标

有些企业十分青睐招标,一到采购就招标。招标确实具有客观、公平、透明的好处,但是并非所有采购都适合招标。哪种采购适用哪类方式,企业应根据企业自身情况、采购品种的市场情况以及供货风险等来制定。

常用的采购方式有招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。

招标:对采购内容的成本信息、技术信息掌握程度不够时,适合采用招标。招标的一个好处是可以掌握真实的信息和市场情况。

竞争性谈判:招标难以组织或结果不理想时,可以采用竞争性谈判。竞争性谈判与招标比较接近,但是允许报价人多次报价,双方进行多轮谈判。

询价采购:对于已经掌握了成本、技术信息的采购项目,且有多家供应商,可以事先选定合格供方范围,在此范围内使用“货比三家”的询价采购方式。

单一来源采购:对于只有少数合格供应商的采购项目,可以设法建立长期合作关系,争取稳定的合作、长期价格优惠和质量保证。

合理运用多种采购方式,可以实现对供应商队伍的动态管理和优化。比如,一开始,对采购内容的成本、技术信息不够了解,可通过招标来掌握信息、扩大供应商备选范围。当掌握足够信息后,可采用询价采购。条件再成熟一些,我方能拥有较大话语权时,可固定一两家长期合作厂家。在这动态过程中,如果对长期合作厂家不满意,可以通过扩大询价范围或招标来施加压力,以调整、优化供应商。

二、采购就是货比三家

很多企业认为,采购只要保证“货比三家”就行了,通常要求采购人员申报采购方案时提供至少3家报价,管理者选择一家价格合适的就行,通常都是价格最低的。这种朴素形式的询价采购,是企业管理者对采购方法的直观理解。他们很快就发现,这种方法问题多多。这3家是怎样选出来的?中间的代理商算不算数?为何同类别的采购会选出完全不同的3家报价?采购人员会不会通过操纵报价和评价来操纵决策?于是,企业管理者就要求采购人员只提供客观报价,不能带有主观评价。结果,问题题没有解决,反而放大了决策风险,还免除了采购人员应有的决策职责。

企业要对供应商有一套完善且科学的评估和管理方法,不是随意的选出三家,或是由老板直接指定,这种情况在中国的中小企业里面非常普遍。企业管理者应该按照质量、成本等方面的要求,为采购划定选择供应商的范围和标准。采购人员不能单独决定这个范围,也不能跳出这个范围活动,并要对每次采购活动的决策支持信息负责。

三、降低成本靠压价

老板和采购部门主管经常直接给采购部门人员很大压力,对采购部工作目标的约束是直观的量化指标,比如采购成本每年都要降低5%,巨大的指标压力会限定采购部门的观念和行为。实际上,采购总成本的降低,包括采购价格成本、交易成本、处理退货成本、物流成本、供货中断成本、客户不满意成本等多方面。交易成本、退货成本、中断成本等很难反映在财务指标中。出于完成指标的考虑,采购部门往往会本能的强调采购价格成本,而弱化甚至隐藏其他潜在成本。这也是为什么很多企业,甚至是行业领先的企业,会抱怨现在的价格是越来越低,但优质的供应商却越来越少了。

四、采购信息靠档案

太多企业和采购人员都很重视档案的保存,而轻视信息的整理。档案不等于信息。只有整理过的,按照一定思路来结构化的,才能叫做信息。有些企业和采购人员也意识到了采购信息管理有问题,但苦于没有时间或没有人员精力改进,于是决定把采购文件和记录统统存档,以待他日之用。

然而,真到需要分析时,需要系统整理以信息化时,却发现工程浩繁,且往往有重要信息丢失。比如,为了争取最优价格,采购人员经常把不同规格型号的设备、甚至把不同类型的设备都打包询价,而且每次打包的方法和数量都不一样。这样一来,历次询价信息无法落实到具体产品,无从比较,对正在进行的采购活动就没法有参考和指导作用。

随着互联网信息技术的快速发展,企业的采购管理也需要在硬件和软件上同时进行升级,一个优秀的电子采购管理系统能有效帮助企业提升采购部门人员的工作效率和水平,节约采购人员成本和采购时间。

走出传统采购管理的认识误区,完善企业的采购管理体制、优化采购模式,提高采购质量,降低采购成本,是中小企业在全球化、信息化市场经济竞争中赖以生存,谋求发展壮大的必然趋势。

五、采购就是采购部门的事

采购总体成本的降低,乃至供应链的优化,不是采购部门独自就能实现的,这需要整个公司的参与。比如,要解决延迟交货造成的供应中断成本,需要产品研发、生产部门、计划、甚至销售部门之间的激励制度统筹配合;而新供应商的发展,或者要突破单一供应商供货的瓶颈,往往也需要采购、研发和生产部门的通力合作。但在一些中小企业,很大一部分企业老板和采购经理习惯性的认为采购就是采购部门的事,他们不愿意甚至忌讳其他部门或人员参与到采购方面的事情,这部分企业的采购管理需要极大的提高。

文章来源:http://www.shushangyun.com/article-2688.html

作者:云朵匠 | 数商云(微信ID:shushangyun_com)

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